Privacy verklaring

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verzameld, op welke manier deze gegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van CFT Finance, de verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd te Scheepmakershaven 58 3011VD Rotterdam, KvK 65897382.

CFT Finance is een administratiekantoor en verwerkt de administratie, boekhouding en belastingzaken namens klanten.

Persoonsgegevens
CFT Finance verzamelt en verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679). Dit houdt in dat CFT Finance verantwoordelijk en zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat.

CFT Finance verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Bij aanvang van de werkzaamheden heeft CFT Finance een opdrachtovereenkomst en machtiging voorgelegd ter ondertekening.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die worden verwerkt:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Nationaliteit
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • Burgerlijke status
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Ondernemer logingegevens van het belastingdienstportaal
  • Gegevens eventuele fiscale partner
  • Kopie legitimatie
  • Overige zaken voor zover wettelijk vereist of voor zo ver daarvoor expliciet toestemming is gegeven

In geval van salarisadministratie namens onze klanten, worden bovendien de volgende gegevens verwerkt van werknemers van onze klanten

  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • Verzuimregistratie van werk

Doeleinden
CFT Finance verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Om (digitale) klantdossiers op te kunnen stellen en voor het correct laten functioneren van het fiscale softwarepakket;
  • Om administratie en boekhouding te kunnen verwerken;
  • Om belastingzaken te kunnen verwerken, zoals belastingaangiftes (o.a. omzetbelasting, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting) en toeslag aanvragen;
  • Verzenden van een nieuwsbrief en/of andere mailings;
  • Om te kunnen bellen of e-mailen om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Informeren over wijzigingen van onze diensten;
  • Om onze diensten optimaal in te kunnen zetten;
  • Facturatie;

Delen met derden
CFT Finance deelt je persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid bij het verwerken van je gegevens. CFT Finance blijft eindverantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Bewaartermijnen
CFT Finance bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • De persoonsgegevens worden in het kader van de wettelijke plicht van de ondernemer 7 jaar bij ons bewaard (fiscale bewaarplicht). Vlak voor het einde van deze termijn ontvangt u van ons bericht met het verzoek om verlenging van deze bewaartermijn, indien dit noodzakelijk is.
  • Als de bewaarplicht voortvloeit uit een (andere) wettelijke verplichting, dan worden persoonsgegevens tot die wettelijke termijn bewaard.
  • Gegevens van de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn bewaren wij 7 jaar na uitdiensttreding (Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52 (fiscale bewaarplicht).
  • In geval van salarisadministratie: loonbelastingverklaring en kopie legitimatie zullen wij na 5 jaar verwijderen (Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 (ID-bewijzen en loonheffingskortingen).

Uw rechten
U heeft te allen tijde het recht om uw persoonsgegevens die CFT Finance verwerkt in te zien, te (laten) wijzigen of te (laten) verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te (laten) beperken wanneer;

  • u van mening bent dat uw persoonsgegevens onjuist zijn;
  • wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens onrechtmatig gebeurt, of;
  • wanneer uw persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de uitvoering van onze diensten.

Indien en voor zover van toepassing kunt u ook altijd uw toestemming intrekken voor het verwerken van uw (overige) persoonsgegevens.

Wanneer u van uw rechten gebruik wenst te maken, kunt u schriftelijk contact met ons opnemen via e-mail info@cftfinance.nl. Geef daarbij aan wat u wenst dat met uw persoonsgegevens gebeurt.

Overdraagbaarheid
Het is mogelijk uw persoonsgegevens op te vragen en/of deze over te (laten) dragen aan een derde organisatie. Uw persoonsgegevens zullen dan in een leesbaar bestand aan u of desgewenst aan de desbetreffende derde organisatie worden verzonden. Indien u uw persoonsgegevens wenst te ontvangen of aan een derde organisatie wenst over te (laten) dragen, kunt u schriftelijk contact met ons opnemen via bovenstaand postadres of een e-mail aan. Geef daarbij aan wat u wenst dat met uw persoonsgegevens gebeurt.

Bezwaar
Wanneer u het niet eens bent met de verwerking van uw persoonsgegevens door CFT Finance, dan heeft u het recht om hiertegen bezwaar te maken. Daarmee kunt u tevens de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Daarnaast heeft u te allen tijden het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) wanneer u het niet eens bent met de manier waarop er met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor het indienen van een klacht kunt u de aanwijzingen opvolgen die zijn gepubliceerd op de website van de AP: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Meldplicht datalekken
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Ondanks dat de CFT Finance met uiterste zorg uw persoonsgegevens verwerkt en uw persoonsgegevens goed beveiligd zijn opgeslagen, kan het voorkomen dat een datalek zich voordoet. Mocht een datalek zich voordoen bij CFT Finance, dan zullen wij eerst nagaan of en in hoeverre er mogelijk sprake is van een hoog risico voor uw rechten en vrijheden. In een dergelijk geval zullen wij dit binnen 72 uur melden aan de AP en zullen wij ook u zo spoedig mogelijk hiervan een melding doen. Wij zullen u in het geval van een datalek ten minste het volgende melden:

  • het soort inbreuk in verband met uw persoonsgegevens;
  • de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk;
  • de door CFT Finance te nemen (en reeds genomen) maatregelen om de gevolgen van de inbreuk te beperken.

Contact
Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben over ons privacy-beleid, dan kunt u contact met ons opnemen. De contactgegevens staat op onze website.

Versie

Versie 1 (21 mei 2018)

Versie 2 (24 mei 2018)